Contoh Undangan Peliputan Media + Cara Membuatnya

Banyak penyelenggara mengira mengundang media cukup dengan mengirim press release. Padahal untuk kehadiran di lokasi, redaksi butuh dokumen yang berbeda: ringkas, mudah dipindai, dan menjawab langsung "kapan, di mana, dan kenapa layak diliput". Itulah undangan peliputan. Sedang menyiapkan rilis acaranya juga? Baca panduan press release event/acara.

Elemen wajib undangan peliputan

1. Identitas pengirim. Kop atau nama organisasi penyelenggara yang jelas, supaya redaksi tahu siapa yang mengundang.
2. Judul yang menjual acara. Bukan "Undangan Peliputan" saja, tetapi sebutkan acaranya dan daya tariknya dalam satu baris.
3. Ringkasan 5W dalam format daftar. Apa, kapan (tanggal + jam), di mana (alamat lengkap + tautan peta), siapa (pengisi/narasumber), dan kenapa layak diliput. Format daftar memudahkan redaksi memindai.
4. Momen visual. Sebutkan momen yang menarik difoto atau direkam (seremoni, demo, penampilan). Media datang untuk gambar, bukan hanya kata.
5. Narasumber yang tersedia. Siapa yang bisa diwawancara di lokasi beserta jabatannya.
6. Fasilitas media. Area liputan, akses foto, dan press kit atau rilis + foto yang akan dibagikan setelah acara.
7. Kontak RSVP. Nama, nomor WhatsApp, dan email untuk konfirmasi kehadiran media. Tanpa RSVP, Anda tidak bisa memperkirakan siapa yang datang.

Contoh (ilustrasi)

Contoh di bawah memakai acara ilustratif yang sama dengan panduan event kami. "Festival Kuliner Nusantara" dan penyelenggaranya fiktif, dipakai semata untuk contoh format.

UNDANGAN PELIPUTAN MEDIA

Festival Kuliner Nusantara 2026: 80 UMKM Makanan dan Zona Kuliner Langka

Kepada rekan-rekan media yang terhormat,

Komunitas Kuliner Bandung mengundang rekan media untuk meliput pembukaan
Festival Kuliner Nusantara 2026, festival dua hari yang menghadirkan 80 UMKM
makanan dari 15 daerah, termasuk zona khusus kuliner daerah yang mulai langka.

  Apa      : Pembukaan Festival Kuliner Nusantara 2026
  Kapan    : Sabtu, 27 Juni 2026, pukul 09.00 WIB (registrasi media 08.30)
  Di mana  : Lapangan Gasibu, Bandung (tautan peta menyusul dalam email)
  Siapa    : Ketua panitia, perwakilan dinas terkait, dan 80 pelaku UMKM

Momen visual: seremoni pembukaan, demo masak kuliner langka oleh juru masak
lokal, dan suasana 80 stan UMKM.

Narasumber yang dapat diwawancarai: Sari Dewi (Ketua Panitia) dan perwakilan
pelaku UMKM peserta.

Fasilitas media: area liputan khusus, press kit, serta rilis dan foto resmi
yang dikirim pada hari yang sama.

Konfirmasi kehadiran (RSVP):
Rangga Pratama · Humas Festival
[email protected] · 0812-3333-4444

Terima kasih, sampai jumpa di lokasi.

###

Lima langkah mengundang media

1. Tentukan media yang relevan

Pilih media dan jurnalis yang memang meliput topik atau wilayah acara Anda. Sepuluh undangan tepat sasaran lebih berharga daripada seratus undangan acak.

2. Tulis undangan satu halaman

Gunakan format ringkas: paragraf pembuka singkat, ringkasan 5W dalam daftar, momen visual, narasumber, dan kontak RSVP. Simpan cerita lengkap untuk press release, bukan di undangan.

3. Kirim pada waktu yang tepat

Kirim sekitar seminggu sampai tiga hari sebelum acara agar masuk agenda peliputan, lalu ingatkan sekali sehari sebelum hari-H kepada yang belum konfirmasi.

4. Siapkan media di lokasi

Sediakan meja registrasi media, akses area foto, dan press kit (rilis + fact sheet + kontak). Tunjuk satu orang sebagai pendamping media selama acara.

5. Tindak lanjuti setelah acara

Kirim press release pasca-acara beserta foto resolusi tinggi di hari yang sama kepada semua media, termasuk yang tidak hadir. Banyak liputan justru lahir dari rilis pasca-acara.

Kesalahan umum

1. Dikirim terlalu mepet. Undangan H-1 hampir pasti kalah dengan agenda liputan yang sudah disusun redaksi.
2. Berbentuk rilis panjang. Undangan peliputan harus bisa dipindai dalam 30 detik. Simpan narasi lengkap untuk press release.
3. Alamat tidak jelas. Tanpa alamat lengkap dan tautan peta, jurnalis yang tertarik pun bisa batal datang.
4. Tanpa kontak RSVP. Anda tidak tahu siapa yang hadir dan tidak bisa menindaklanjuti yang belum menjawab.
5. Tidak ada momen visual. Kalau tidak jelas apa yang bisa difoto atau direkam, acara mudah dilewatkan media, terutama televisi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa beda undangan peliputan dan press release?

Undangan peliputan (media advisory) adalah ajakan singkat satu halaman agar media hadir ke acara, dikirim sebelum hari-H. Press release adalah naskah berita lengkap yang siap dikutip, biasanya dikirim saat atau setelah peristiwa. Untuk satu acara, idealnya keduanya dipakai.

Kapan undangan peliputan sebaiknya dikirim?

Sekitar seminggu sampai tiga hari sebelum acara, lalu diingatkan sekali pada H-1 kepada media yang belum konfirmasi. Terlalu awal mudah terlupakan, terlalu mepet kalah dengan agenda lain.

Apakah media pasti datang kalau diundang?

Tidak ada jaminan. Kehadiran ditentukan nilai berita acara, agenda redaksi hari itu, dan relevansi dengan pembaca mereka. Yang bisa Anda kendalikan: undangan yang jelas, waktu kirim yang tepat, momen visual menarik, dan rilis pasca-acara untuk media yang berhalangan.

Lewat apa undangan dikirim?

Email tetap kanal utama karena mudah diarsip redaksi, ditambah WhatsApp untuk jurnalis yang sudah Anda kenal. Pastikan nama acara tercantum di subjek email.